Prise de parole : comment préparer une intervention en réunion ?

Dans les locaux de nombreuses entreprises dans lesquelles j’interviens en tant que coach en prise de parole, se trouvent collées au mur des affiches donnant des recommandations sur les bonnes pratiques d’une réunion efficace. On y trouve pêle-mêle la nécessité d’un ordre du jour et d’un compte rendu, la maîtrise du nombre de participants et de la durée. Jamais rien sur les bonnes pratiques de préparation et de construction des contenus. Comme si la mise en scène suffisait, sans que le contenu de la prise de parole ait d’importance….

À chaque fois que je tombe sur une telle affiche, je me pose la question de savoir si c’est faute de savoir quoi recommander ou si tout le monde considère que le « texte » est bon. Forcément bon…

Si on me demandait de compléter les affiches avec des recommandations de construction des contenus – qui me paraissent essentielles –, voilà ce que je proposerais…

Tenir compte de l’auditoire pour construire son propos

Oui, je sais, cela paraît une évidence. Cependant j’observe tous les jours, dans tous les modules d’accompagnement que je délivre, que ce point n’est pas suffisamment pris en considération. Tenir compte de l’auditoire c’est se demander : « qu’est-ce qu’ils attendent de moi, ceux à qui je vais m’adresser ? ». Pour le dire autrement : « quel est le « morceau » de l’histoire qui les intéresse, celui dont ils ont besoin, celui qu’ils vont écouter parce qu’ils se sentent concernés ? ».

Se poser la question ainsi amène naturellement à s’interroger sur ce que j’appelle la focale narrative – l’une des trois clés de la Méthode du Losange. La focale narrative consiste à considérer que l‘auditoire n’a pas besoin de toute l’histoire – big picture selon l’expression consacrée – mais seulement d’une partie. Ne pas tout raconter, ne raconter que la partie « utile » permet de recentrer le propos, de le rendre plus compact et donc plus court.

Cependant, se débarrasser de la tentation de l’exhaustivité est toujours un effort, tant elle est constitutive de notre culture. Mes « champions », que j’accompagne, me disent qu’ils ont peur d’oublier quelque chose. Pourtant, on ne peut de toutes façons pas tout dire ; il faut donc faire des choix, braquer la focale quelque part, en vis-à-vis de l’intérêt de l’auditoire – intérêt au sens de curiosité mais aussi de besoin…

Tenir compte du contexte

Le monde change, en permanence, de plus en plus vite, et pourtant les déroulés de présentations ne changent pas. Parfois ce sont les mêmes slides depuis plusieurs années, sans modifications, et sans que personne ne trouve à y redire. Certes, l’entreprise garde ses fondamentaux ainsi que son cœur d’activité, mais le public, lui, est en prise avec l’actualité. Sa curiosité, ses attentes, ses intérêts, se déplacent donc au fil du temps.

En écrivant sur ce point, je pense en particulier à une situation de présentation avec slides : une grande et prestigieuse école parisienne propose à chaque nouvelle promo d’étudiants un slideshow de présentation de l’établissement. Une sorte de grand-messe, dans l’amphi principal, à chaque début d’année scolaire. Laquelle présentation débute invariablement par l’histoire de la fondation de l’école au dix-neuvième siècle. Est-ce ainsi que l’orateur va accrocher son public ? La réponse est non, preuve à l’appui puisque le taux de présence à cet événement est très bas et diminue encore d’années en années, selon les dires des cadres de l’école.

Ce qui nous amène au troisième point…

Soigner l’accroche

Cela tombe sous le sens que l’attention du public est à son maximum en début d’intervention, quand le propos d’un nouvel intervenant amène un nouveau point de vue, avec une voix différente et une présence énergétique différente aussi. Pourtant, beaucoup de prenants la parole fonctionnent en mode « diesel », ayant besoin de quelques minutes pour se mettre dans la dynamique nécessaire pour capter l’attention du public. Qui, à ce moment, a parfois déjà décroché…

Pour éviter le mode « diesel » voici quelques clés :

• comme au journal télévisé, commencez par le « quoi de neuf ? », le plus nouveau, le plus significatif, le plus « waouh ! » – au lieu de garder le meilleur pour la fin comme on le fait très souvent ;
• donnez très vite un exemple, une illustration quelques chose de très concret ;
• rôdez à voix haute vos trois premières phrases – courtes – en guise d’échauffement, comme pour une course ou un match.

Pour résumer : tenir compte de l’auditoire et du contexte et soigner l’accroche sont des pratiques qui permettent de dynamiser les prises de parole en réunion et de les rendre plus impactantes, plus convaincantes, plus efficaces.

Ces recommandations sont extraites de mes contenus de formations et de coachings regroupés sous la marque Méthode du Losange. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez me contacter ici.

À bientôt pour la suite,

Sophie